Informe mes de mayo

Cumpliendo con nuestro deber de mantener actualizados a los afiliados en torno de los avances en el proceso de venta de la casa vacacional, informamos los siguientes aspectos:

1) Tras el proceso de selección de inmobiliaria en el que se ha seleccionado la inmobiliaria CENTURY XXI - CASA GRANDE, se procedió a celebrar el contrato.  Por el momento no ha habido propuestas específicas que hayan surtido como consecuencia de ese contrato.  Esto está siendo objeto de evaluación por parte de la Junta Directiva de Sintrase.

2) La Junta está a la espera de revisar los informes que entregue la inmobiliaria al respecto, así como otras posibilidades de negociación de la casa vacacional.  No obstante, por el momento no existe una propuesta específica en ese sentido.  Una vez se haya tomado la decisión correspondiente, se socializará con el comité veedor creado para estos efectos.

3) Es indispensable resaltar que mientras el proceso de venta no culmine, el centro vacacional continuará operando normalmente, razón por la cual los afiliados pueden continuar disfrutando de este beneficio.

Cuadro de evluación: Selección de Inmobiliaria

Atendiendo los compromisos adquiridos, se adjunta el resultado del proceso de selección de la inmobiliaria, como consta en el cuadro que la Junta Directiva le ha allegado al comité veedor.

Como consta en el gráfico, el resultado final fue el siguiente (el puntaje se debe medir sobre una escala de 0 a 100):

1. Century 21 - Casa Grande: 86,4 pts. (GANADORA)

2. Inmobiliaria Real Internacional: 79,44 pts.

3. Piso y Techo - 76,72 pts.

No clasificadas: Soluciones Inmobiliarias AA; y Luque Medina.

Para efectos de conocer mayores detalles acerca de las propuestas de cada una de las inmobiliarias evaluadas, así como para efectos de allegar comentarios u objeciones al proceso de selección, es importante que los afiliados de SINTRASE procedan a contactar a los miembros del Comité Veedor.  Es importante recordarles que el Comité debe allegar su respuesta a la Junta Directiva a más tardar el día Jueves 28 de noviembre de 2013.

Acta No. 002

ACTA No. 002

REUNIÓN DE TRABAJO ENTRE COMITÉ VEEDOR Y REPRESENTANTES DE LA JUNTA DIRECTIVA NACIONAL DE SINTRASE. En la ciudad de Bogotá D.C, República de Colombia, siendo las once de la mañana (11:00 P.M.) del día 20 de noviembre de 2013, se reunieron en las instalaciones de SINTRASE, las siguientes personas: SANDRA MARITZA PORRAS Presidente Junta Directiva 

MARÍA DEL PILAR OICATÁ Miembro Junta Directiva 

ORFELITH CICERY PAREDES Miembro de Junta Directiva 

YESID HERNÁNDEZ RODRÍGUEZ Miembro de Junta Directiva

SANDRA PATRICIA SÁNCHEZ Miembro de Junta Directiva

GLORIA ESPERANZA OLAYA Miembro del Comité Veedor 

JOHN FORERO Miembro del Comité Veedor 

JAVIER DARÍO PABÓN Representante Asesores Jurídicos 

ORDEN DEL DÍA.

1.- Explicación del proceso de selección de inmobiliaria.

2.- Determinación de los parámetros de selección.

3.- Compromisos mutuos respecto de la publicidad de la elección de la inmobiliaria.

4.- Discusión sobre actualización del avalúo. 

5.- Elaboración y aprobación del acta.

DESARROLLO:

1.- EXPLICACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN DE LA INMOBILIARIA:

Javier Darío Pabón le explica a los presentes lo relacionado con el proceso de selección de terceros para gestionar el negocio de la venta de la casa vacacional.  Se precisa que tras varias labores de indagación, la Junta Directiva había decidido contratar a una empresa de negocios inmobiliarios por la experiencia y especialidad en el tema.  A continuación, Sandra Martiza Porras explica el trámite que se surtió ante diversas inmobiliarias tendientes a obtener una pluralidad de ofertas.  Precisa que tras muchas gestiones, se lograron obtener cuatro (4) respuestas, aunque de esas cuatro tan solo tres (3) de ellas cumplen con unos requisitos mínimos de procedencia para ser evaluados. 

Javier Darío Pabón retoma la palabra y explica que por consejo del equipo asesor, se decidió que sería indispensable objetivizar los resultados, por lo que se proponía elaborar un cuadro de selección de las propuestas, cuantificando el proceso de evaluación.  Explica que fue el equipo asesor el que elaboró el cuadro, pero que la Junta Directiva determinó cuáles serían los parámetros de selección.

2.- DETERMINACIÓN DE LOS PARÁMETROS DE SELECCIÓN:

A continuación, procede Sandra Maritza Porras a explicar el contenido mínimo de calidad que se buscaba en cada una de las propuestas, y cómo de esa manera se fueron extrayendo los factores de evaluación.  Javier Pabón le muestra a los miembros del Comité Veedor presentes un cuadro modelo que contiene una explicación de cada uno de los factores a tener en cuenta, y se continúa explicando de qué manera se procedió a calcular los resultados finales.

Frente a este punto, Gloria Olaya solicita que al momento de allegarles las propuestas, la Junta Directiva adjunte documentación que permita acreditar la solidez empresarial de los candidatos, con miras a evitar que se traten de empresas fachadas o de papel, o que impliquen riesgos económicos para la organización sindical.  Frente a este punto, los miembros de la Junta consideran que la petición es válida y se comprometen a allegar esos soportes como parte de la documentación a revisar.

3.- COMPROMISOS MUTUOS RESPECTO DE LA PUBLICIDAD DE LA ELECCIÓN DE LA INMOBILIARIA 

Tras revisar el cuadro, Sandra Maritza Porras aclara que ese no es el cuadro definitivo, dado que la Junta estaba terminando de calificar las propuestas.  Bajo ese entendido se acuerda que la información se allegará antes de finalizar el día (20 de noviembre de 2013).  Javier Pabón recibirá la información y como intermediario entre la Junta Directiva y el Comité Veedor, será el encargado de informar de la decisión.  Asimismo, se compromete a publicar el resultado en el blog diseñado para estos efectos, el 21 de noviembre en el transcurso del día.

Javier Pabón reitera a los miembros el comité que cuentan con 5 días para allegar sus observaciones u objeciones al proceso de selección, si lo estiman conveniente, atendiendo los compromisos adquiridos en la primera reunión.

Toda vez que la información se allegará el día 21 de noviembre por medios magnéticos, la Junta Directiva se compromete a allegar la documentación física a través de Gloria Olaya, para que el Comité pueda realizar las verificaciones de rigor.

4.- DISCUSIÓN SOBRE ACTUALIZACIÓN DEL AVALÚO. 

Antes de finalizar la reunión los miembros de la Junta Directiva ponen de presente que el avalúo del inmueble se encuentra actualizado, toda vez que posee una vigencia anual.  Teniendo en cuenta que el año está finalizando, se sugiere por parte de Sandra Maritza Porras que se realice el nuevo avalúo a partir del 01 de Enero de 2014.  Manifiesta que para ello ya se ha contactado a la persona que se encuentra acreditado para realizar este tipo de pertitajes.

Ante esto, no surge objeción por parte de ninguno de los presentes. 

5.- ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL ACTA. 

Para efectos de la publicidad del acta, se encarga a Javier Pabón de la redacción y publicación en el blog.  Éste último les explica a los presentes que en caso de existir alguna consideración respecto de la redacción, se la hagan llegar a través de su correo electrónico para proceder a corregir el documento.

Estando las partes de acuerdo en los puntos tratados, se procede a dar finalización a la reuníon a las 11:45 a.m. del 20 de noviembre de 2013.

JAVIER DARÍO PABÓN 

Representante Asesores Jurídicos

Secretario

La semana inmediatamente anterior, es decir, la del 21 al 27 de Octubre, el equipo asesor jurídico se reunió con representantes de la Junta Directiva, para efectos de continuar avanzando en la elección de una compañía inmobiliaria que pueda agenciar adecuadamente los intereses del sindicato con miras a lograr la venta de la casa vacacional de Honda.

Como resultado de la operación, se ha estructurado un sistema de elección con parámetros objetivos que ha sido estructurado por el grupo asesor jurídico, y que actualmente se encuentra a consideración de la Junta Directiva.  Próximamente se estará publicando por esta vía los resultados del proceso de elección, que se someterá al procedimiento acordado con el Comité Veedor, y que ha sido previamente publicado en el blog.

Apenas tengamos mayor información, se les hará saber cumplidamente.

Aprobación del documento diagnóstico presentado por la Junta Directiva

Uno de los compromisos adquiridos por parte de la Junta Directiva de Sintrase respecto del Comité Veedor recientemente constituido, ha sido el de entregar toda la información a su disposición para que se puedan verificar las causas invocadas por la Junta Directiva para proceder a la venta de la casa vacacional.

En ese sentido, es importante manifestar que en la segunda reunión, la Junta Directiva hizo entrega de un documento que consta de 11 folios, en el que se da cuenta de la situación financiera y contable de la casa vacacional.  Por razones de protección de la información que circula en la red, las partes (y en ese sentido los asesores jurídicos estamos de acuerdo) han decidido no publicar esta información.  En todo caso, los afiliados del sindicato que así lo deseen, pueden contactar al Comité Veedor para conocer más detalles al respecto.

Siguiendo las reglas de juego trazadas, el comité veedor dispuso de algún tiempo para analizar la información, y con posterioridad a su análisis, procedió a enviar un correo electrónico el pasado 23 de agosto, en el que manifiestan lo siguiente:

Buenos Días.

 

De acuerdo a compromisos adquiridos en la reunión del 19 de agosto informo que he revisado los documentos entregados con la información de la casa vacacional de honda y  los estados financieros comparativos a 30 de Junio de 2013-2012  sin tener ninguna objeción con respecto a las cifras presentadas.

 

Es importante resaltar que vemos que con respecto al año 2012 la casa vacacional en el 2013 ha tenido baja utilización ya que se refleja en los ingresos generados y los gastos se

 

En el informe no vi el valor del avaluó que se tiene desde el 2010 de la Casa Vacacional sería importante que se dejara una copia de este en el informe.

 

Agradezco la atención prestada.

 

Atentamente,

 

COMITÉ VEEDOR CASA VACAIONAL HONDA

En consecuencia, encontrándose que hasta el momento no existe mérito para detener el proceso de venta de la casa vacacional, y que los fundamentos esgrimidos por la Junta Directiva han sido revisados y avalados, se continuará con el procedimiento previsto.

Acta reunión No.1

ACTA No. 001



REUNIÓN DE TRABAJO ENTRE

COMITÉ VEEDOR Y REPRESENTANTES DE LA JUNTA DIRECTIVA NACIONAL

SINTRASE

En la ciudad de Bogotá D.C, República de Colombia, siendo las tres y treinta de la tarde (3:30 P.M.) del día 29 de julio de 2013, se reunieron en las instalaciones de SINTRASE, las siguientes personas:

SANDRA MARITZA PORRAS Presidente Junta Directiva

MARÍA DEL PILAR OICATÁ Miembro Junta Directiva

ORFELITH CICERY PAREDES Miembro de Junta Directiva

GLORIA ESPERANZA OLAYA Miembro del Comité Veedor

JOHN FORERO Miembro del Comité Veedor

BERTHA PINZÓN Miembro del Comité Veedor

JAVIER DARÍO PABÓN Representante Asesores Jurídicos
ORDEN DEL DÍA.



1.- Reiteración del mandato conferido al Comité Veedor por la Asamblea de Afiliados.

2.- Determinación de funciones del Comité Veedor

3.- Presentación del proceso de venta por parte de la Junta Directiva

4.- Determinación de reglas de juego para el proceso de veeduría de la venta de la casa vacacional.

5. - Nombramientos. Representante Legal.

7.- Lectura y aprobación del acta de reunión.

DESARROLLO:

1.- REITERACIÓN DEL MANDATO CONFERIDO AL COMITÉ VEEDOR:



Los presentes reiteran que de conformidad con el mandato conferido por la Asamblea de Afiliados celebrada el pasado 19 de Julio de 2013 consistente en la constitución de un Comité Veedor compuesto por tres personas destinado a vigilar la gestión desarrollada por la Junta Directiva .

GLORIA ESPERANZA OLAYA
JOHN FORERO r


BERTHA PINZÓN

2.- DETERMINACIÓN DE FUNCIONES DEL COMITÉ VEEDOR:



En virtud de la exposición de las funciones que hiciera el representante de los asesores jurídicos en la reunión de 19 de julio, JAVIER PABÓN reitera las funciones propuestas y las somete a consideración de los miembros del comité y de la Junta Directiva para que manifiesten la existencia de algún reparo o comentario especial.

Realizado este ejercicio, ninguno de los presentes manifestó reparo, por lo que se procede a protocolizar el objeto y las funciones del Comité Veedor, que son las que a continuación se transcriben:

Objeto del Comité Veedor:

El Comité Veedor es una herramienta y/o mecanismo democrático de representación que le permite a los miembros de la Organización Sindical SINTRASE ejercer vigilancia sobre la gestión de la misma respecto a la ejecución de la venta de la Casa Vacacional de SINTRASE ubicada en Honda (Tolima). El único fin con el que se crea es la vigilancia y control de la gestión de la venta de la Casa Vacacional mencionada. Sus funciones estarán limitadas a este evento.

FUNCIONES DEL COMITÉ VEEDOR:

1. Conocer los fundamentos esgrimidos por la Junta Directa de SINTRASE para realizar el proceso de negociación de la casa vacacional de SINTRASE en Honda (Tolima).

2. Velas porque los afiliados conozcan los planes de destinación de recursos percibidos, finalizado el proceso de venta de la casa vacacional.

3. Conocer las normas, planes, proyectos y contratos, así como el grado de avance real en la gestión de ellos; en relación con los asuntos sobre los que versa la veeduría.

4. Estudiar y analizar la información suministrada por la Junta Directiva de SINTRASE y tener la oportunidad de brindar sus observaciones, inquietudes y comentarios en relación con el proceso de venta del inmueble.

5. Vigilar que los recursos se usen según las normas, planes, proyectos y contratos determinados por la Junta Directiva de SINTRASE.

6. Velar por que las acciones de la Junta Directiva de SINTRASE, en relación con el proceso de venta de la casa vacacional, sean pertinentes, oportunas y lícitas.

　

7. Vigilar el proceso de contratación con las inmobiliarias y/o entidades contratadas por SINTRASE para ejecutar la venta del Centro Vacacional de SINTRASE, ubicado en Honda (Tolima).

8. Recibir observaciones y sugerencias de los afiliados a SINTRASE, analizar su viabilidad, y canalizarlas para que sean conocidas por la Junta Directiva de SINTRASE.

9. Solicitar periódicamente datos de la gestión a la Junta Directiva de SINTRASE respecto al proceso de venta del Centro Vacacional de SINTRASE, ubicado en Honda (Tolima).

10. Mantener un diálogo permanente de carácter respetuoso y constructivo la Junta Directiva en relación con los asuntos sometidos a consideración del comité veedor.

11. Presentar a la Junta Directiva de SINTRASE la opinión del grupo veedor sobre la legalidad, viabilidad y pertinencia de las acciones adoptadas para el proceso de venta de la Casa Vacacional.

12. Acudir a los mecanismos de arreglo directo, previo informe escrito dirigido a la Junta Directiva de SINTRASE en donde consten las inconformidades del comité veedor, ante discrepancia de opiniones o alerta sobre posibles irregularidades cometidas. Lo anterior antes de acudir a otras vías judiciales o administrativas.

13. En el caso en que sea necesario, y agotadas las vías directas de entendimiento con la Junta Directiva de SNTRASE cuya gestión se vigila, presentar informes, denuncias, demandas y acciones escritas a las autoridades competentes para su correspondiente trámite.

14. Emitir un informe escrito a los afiliados de SINTRASE acerca de la totalidad del proceso, y entregar copia del mismo a la Junta Directiva, para efectos de consulta.

3.- Presentación del proceso de venta por parte de la Junta Directiva.

La Presidente de la Junta Directiva, SANDRA MARITZA PORRAS procede, de conformidad con las funciones atribuidas al Comité de Veeduría, procede a realizar un relato pormenorizado de lo que ha sido el proceso de decisión de la venta de la Casa Vacacional que se encuentra ubicada en Honda (Tolima). Manifiesta que muchas de estas razones han sido ventiladas con los afiliados en reuniones, aunque brevemente expone cada una de ellas.

a. La casa vacacional se ha convertido en un excesivo desgaste en cuanto a tiempo.

b. La casa vacaciona está siendo subutilizada. El cálculo es que su uso es de menos del 10% del potencial de ocupación.

c. Los costos de mantenimiento de la casa vacacional ascienden a aproximadamente 10 millones de pesos ($10´000.000) mensuales y 120 millones de pesos ($120.000.000.oo) anuales, únicamente teniendo en cuenta los costos fijos.

　

d. La Compañía entrega un auxilio de 28 millones de pesos, y éste se va únicamente a asumir los costos de la casa vacacional.

e. No es parte del objeto social de la organización sindical ofrecer este tipo de servicios a los afiliados, y el excesivo tiempo y desgaste parecería desdibujar este aspecto.

La venta se aprobó en Asamblea y se validó con cada una de las sucursales. Eso fue en Septiembre de 2012. También se manifestó que los recursos derivados de la venta se deben reinvertir en rubros similares. Por ello, la Junta Directiva manifestó la posibilidad de que se reinvierta en los siguientes aspectos:

a. Apartamentos o cabañas.

b. Que sea en diferentes lugares del país, preferiblemente.

c. Que no implique tanto desgaste administrativo.

d. Que no implique elevados costos y riesgos en nómina.

e. Que implique utilización por parte de los afiliados

4.- Determinación de reglas de juego para el proceso de veeduría de la venta de la casa vacacional.

Respecto de este punto, JAVIER PABÓN, manifestó la necesidad de contar con reglas de juego claras para efectos de blindar el proceso de transparencia. Por ello, luego de discutirlo con los presentes se lograron los siguientes consensos, que complementarán las funciones del comité veedor.

1) Ante la información que presente la Junta Directiva al Comité Veedor respecto de los avances en el proceso de venta de la casa vacacional, éste último contará con 5 días hábiles para pronunciarse prorrogables por una vez. Este término se cuenta a partir del día siguiente al de la reunión donde se les presente la información.

2) De los cinco días hábiles, tres de ellos son para socializar los temas con los afiliados. Los otros días son para oficializar su posición como comité.

3) Cualquiera de las partes – Junta Directiva y Comité están en posibilidad de consultar a los abogados. La asesoría se brindará en las mismas condiciones a las partes.

4) Se creará un blog para mantener informados a los afiliados sobre el proceso. Para ello, se les informará de la existencia de aquél, vía correo electrónico.

5) Se definió que cada una de las partes contará con un interlocutor válido para comunicar las decisiones y posturas adoptadas. Por parte de la Junta Directiva, será su Presidenta, SANDRA MARITZA PORRAS. Por parte del Comité Veedor, será GLORIA OLAYA.

　

6) Para una mejor utilización del blog, se definirá una sesión de trabajo entre GLORIA OLAYA y JAVIER PABÓN para aprender el manejo del blog. La idea es que las actas de reunión puedan ser consultadas allí.

5.- Compromisos y próxima sesión.

Luego de discutir los diversos puntos en el orden del día, además de lo previamente establecido surgieron los siguientes compromisos:

a. Poner a disposición del comité veedor un histórico del comportamiento financiero de la casa vacacional. Para la próxima reunión se tendría lista esa información. Esta información debe contener la información de los últimos 3 años.

b. Se presentará un informe y soportes de la situación tributaria del inmueble en la próxima reunión.

Adicionalmente, se fija como fecha tentativa para la reunión de seguimiento el día Martes 13 Agosto de 2013.

5.- LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA.



La aprobación del acta se someterá a consideración en la próxima sesión.

SANDRA MARITZA PORRAS MARÍA DEL PILAR OICATÁ
Presidente Junta Directiva Miembro Junta Directiva


ORFELITH CICERY PAREDES GLORIA ESPERANZA OLAYA
Miembro de Junta Directiva Miembro del Comité Veedor


JOHN FORERO BERTHA PINZÓN
Miembro del Comité Veedor Miembro del Comité Veedor


JAVIER DARÍO PABÓN




Representante Asesores Jurídicos

Bienvenidos al blog del Comité de Veeduría

Como es sabido por los afiliados al Sindicato de Trabajadores de la Rama de Actividad Aseguradora "Sintrase", en Julio del presente año se ha procedido a aprobar la creación de un comité de veeduría, como fuera sugerido por parte del equipo de asesores jurídicos del sindicato.  El objetivo principal del comité veedor, es velar porque el proceso de negociación, venta de la casa vacacional que posee el sindicato en Honda sea absolutamente transparente, así como la posterior reinversión de recursos según lo acordado por la Junta Directiva.

El presente espacio constituye la oportunidad para que la totalidad de los miembros puedan conocer los avances del proceso de compraventa, desde el punto de vista del comité veedor designado por los afiliados.  El comité, conformado por Gloria Olaya, John Forero y Bertha Pinzón, ha dispuesto que se cree este espacio, en el que podrán ellos subir periódicamente información acerca de los avances que se vayan generando con el proceso de venta de la casa vacacional.

Sea esta la oportunidad para invitarlos a dejar sus comentarios en este espacio, de forma tal que puedan ser conocidos por el Comité Veedor y el equipo de asesores jurídicos, en aras de lograr un proceso eficiente, incluyente y transparente. Adicionalmente, se les sugiere suscribirse al blog para recibir los ingresos que se vayan subiendo.  La "suscripción" implica que cada vez que se suba un ingreso al blog, el suscriptor automáticamente recibirá en su correo electrónico un mensaje con el contenido de lo que está subido en la página.  La facilidad que tiene esta herramienta es que, en vez de tener que ir a buscar la información, ésta le llegará a su correspondiente cuenta de correo.

Bienevenidos, y esperamos contar con su participación.