ACTA No. 001
REUNIÓN DE TRABAJO ENTRE
COMITÉ VEEDOR Y REPRESENTANTES DE LA JUNTA DIRECTIVA NACIONAL
SINTRASE
En la ciudad de Bogotá D.C, República de Colombia, siendo las tres y treinta de la tarde (3:30 P.M.) del día 29 de julio de 2013, se reunieron en las instalaciones de SINTRASE, las siguientes personas:
SANDRA MARITZA PORRAS Presidente Junta Directiva
MARÍA DEL PILAR OICATÁ Miembro Junta Directiva
ORFELITH CICERY PAREDES Miembro de Junta Directiva
GLORIA ESPERANZA OLAYA Miembro del Comité Veedor
JOHN FORERO Miembro del Comité Veedor
BERTHA PINZÓN Miembro del Comité Veedor
JAVIER DARÍO PABÓN Representante Asesores Jurídicos
ORDEN DEL DÍA.
1.- Reiteración del mandato conferido al Comité Veedor por la Asamblea de Afiliados.
2.- Determinación de funciones del Comité Veedor
3.- Presentación del proceso de venta por parte de la Junta Directiva
4.- Determinación de reglas de juego para el proceso de veeduría de la venta de la casa vacacional.
5. - Nombramientos. Representante Legal.
7.- Lectura y aprobación del acta de reunión.
DESARROLLO:
1.- REITERACIÓN DEL MANDATO CONFERIDO AL COMITÉ VEEDOR:
Los presentes reiteran que de conformidad con el mandato conferido por la Asamblea de Afiliados celebrada el pasado 19 de Julio de 2013 consistente en la constitución de un Comité Veedor compuesto por tres personas destinado a vigilar la gestión desarrollada por la Junta Directiva .
GLORIA ESPERANZA OLAYA
JOHN FORERO r
BERTHA PINZÓN
2.- DETERMINACIÓN DE FUNCIONES DEL COMITÉ VEEDOR:
En virtud de la exposición de las funciones que hiciera el representante de los asesores jurídicos en la reunión de 19 de julio, JAVIER PABÓN reitera las funciones propuestas y las somete a consideración de los miembros del comité y de la Junta Directiva para que manifiesten la existencia de algún reparo o comentario especial.
Realizado este ejercicio, ninguno de los presentes manifestó reparo, por lo que se procede a protocolizar el objeto y las funciones del Comité Veedor, que son las que a continuación se transcriben:
Objeto del Comité Veedor:
El Comité Veedor es una herramienta y/o mecanismo democrático de representación que le permite a los miembros de la Organización Sindical SINTRASE ejercer vigilancia sobre la gestión de la misma respecto a la ejecución de la venta de la Casa Vacacional de SINTRASE ubicada en Honda (Tolima). El único fin con el que se crea es la vigilancia y control de la gestión de la venta de la Casa Vacacional mencionada. Sus funciones estarán limitadas a este evento.
FUNCIONES DEL COMITÉ VEEDOR:
1. Conocer los fundamentos esgrimidos por la Junta Directa de SINTRASE para realizar el proceso de negociación de la casa vacacional de SINTRASE en Honda (Tolima).
2. Velas porque los afiliados conozcan los planes de destinación de recursos percibidos, finalizado el proceso de venta de la casa vacacional.
3. Conocer las normas, planes, proyectos y contratos, así como el grado de avance real en la gestión de ellos; en relación con los asuntos sobre los que versa la veeduría.
4. Estudiar y analizar la información suministrada por la Junta Directiva de SINTRASE y tener la oportunidad de brindar sus observaciones, inquietudes y comentarios en relación con el proceso de venta del inmueble.
5. Vigilar que los recursos se usen según las normas, planes, proyectos y contratos determinados por la Junta Directiva de SINTRASE.
6. Velar por que las acciones de la Junta Directiva de SINTRASE, en relación con el proceso de venta de la casa vacacional, sean pertinentes, oportunas y lícitas.
7. Vigilar el proceso de contratación con las inmobiliarias y/o entidades contratadas por SINTRASE para ejecutar la venta del Centro Vacacional de SINTRASE, ubicado en Honda (Tolima).
8. Recibir observaciones y sugerencias de los afiliados a SINTRASE, analizar su viabilidad, y canalizarlas para que sean conocidas por la Junta Directiva de SINTRASE.
9. Solicitar periódicamente datos de la gestión a la Junta Directiva de SINTRASE respecto al proceso de venta del Centro Vacacional de SINTRASE, ubicado en Honda (Tolima).
10. Mantener un diálogo permanente de carácter respetuoso y constructivo la Junta Directiva en relación con los asuntos sometidos a consideración del comité veedor.
11. Presentar a la Junta Directiva de SINTRASE la opinión del grupo veedor sobre la legalidad, viabilidad y pertinencia de las acciones adoptadas para el proceso de venta de la Casa Vacacional.
12. Acudir a los mecanismos de arreglo directo, previo informe escrito dirigido a la Junta Directiva de SINTRASE en donde consten las inconformidades del comité veedor, ante discrepancia de opiniones o alerta sobre posibles irregularidades cometidas. Lo anterior antes de acudir a otras vías judiciales o administrativas.
13. En el caso en que sea necesario, y agotadas las vías directas de entendimiento con la Junta Directiva de SNTRASE cuya gestión se vigila, presentar informes, denuncias, demandas y acciones escritas a las autoridades competentes para su correspondiente trámite.
14. Emitir un informe escrito a los afiliados de SINTRASE acerca de la totalidad del proceso, y entregar copia del mismo a la Junta Directiva, para efectos de consulta.
3.- Presentación del proceso de venta por parte de la Junta Directiva.
La Presidente de la Junta Directiva, SANDRA MARITZA PORRAS procede, de conformidad con las funciones atribuidas al Comité de Veeduría, procede a realizar un relato pormenorizado de lo que ha sido el proceso de decisión de la venta de la Casa Vacacional que se encuentra ubicada en Honda (Tolima). Manifiesta que muchas de estas razones han sido ventiladas con los afiliados en reuniones, aunque brevemente expone cada una de ellas.
a. La casa vacacional se ha convertido en un excesivo desgaste en cuanto a tiempo.
b. La casa vacaciona está siendo subutilizada. El cálculo es que su uso es de menos del 10% del potencial de ocupación.
c. Los costos de mantenimiento de la casa vacacional ascienden a aproximadamente 10 millones de pesos ($10´000.000) mensuales y 120 millones de pesos ($120.000.000.oo) anuales, únicamente teniendo en cuenta los costos fijos.
d. La Compañía entrega un auxilio de 28 millones de pesos, y éste se va únicamente a asumir los costos de la casa vacacional.
e. No es parte del objeto social de la organización sindical ofrecer este tipo de servicios a los afiliados, y el excesivo tiempo y desgaste parecería desdibujar este aspecto.
La venta se aprobó en Asamblea y se validó con cada una de las sucursales. Eso fue en Septiembre de 2012. También se manifestó que los recursos derivados de la venta se deben reinvertir en rubros similares. Por ello, la Junta Directiva manifestó la posibilidad de que se reinvierta en los siguientes aspectos:
a. Apartamentos o cabañas.
b. Que sea en diferentes lugares del país, preferiblemente.
c. Que no implique tanto desgaste administrativo.
d. Que no implique elevados costos y riesgos en nómina.
e. Que implique utilización por parte de los afiliados
4.- Determinación de reglas de juego para el proceso de veeduría de la venta de la casa vacacional.
Respecto de este punto, JAVIER PABÓN, manifestó la necesidad de contar con reglas de juego claras para efectos de blindar el proceso de transparencia. Por ello, luego de discutirlo con los presentes se lograron los siguientes consensos, que complementarán las funciones del comité veedor.
1) Ante la información que presente la Junta Directiva al Comité Veedor respecto de los avances en el proceso de venta de la casa vacacional, éste último contará con 5 días hábiles para pronunciarse prorrogables por una vez. Este término se cuenta a partir del día siguiente al de la reunión donde se les presente la información.
2) De los cinco días hábiles, tres de ellos son para socializar los temas con los afiliados. Los otros días son para oficializar su posición como comité.
3) Cualquiera de las partes – Junta Directiva y Comité están en posibilidad de consultar a los abogados. La asesoría se brindará en las mismas condiciones a las partes.
4) Se creará un blog para mantener informados a los afiliados sobre el proceso. Para ello, se les informará de la existencia de aquél, vía correo electrónico.
5) Se definió que cada una de las partes contará con un interlocutor válido para comunicar las decisiones y posturas adoptadas. Por parte de la Junta Directiva, será su Presidenta, SANDRA MARITZA PORRAS. Por parte del Comité Veedor, será GLORIA OLAYA.
6) Para una mejor utilización del blog, se definirá una sesión de trabajo entre GLORIA OLAYA y JAVIER PABÓN para aprender el manejo del blog. La idea es que las actas de reunión puedan ser consultadas allí.
5.- Compromisos y próxima sesión.
Luego de discutir los diversos puntos en el orden del día, además de lo previamente establecido surgieron los siguientes compromisos:
a. Poner a disposición del comité veedor un histórico del comportamiento financiero de la casa vacacional. Para la próxima reunión se tendría lista esa información. Esta información debe contener la información de los últimos 3 años.
b. Se presentará un informe y soportes de la situación tributaria del inmueble en la próxima reunión.
Adicionalmente, se fija como fecha tentativa para la reunión de seguimiento el día Martes 13 Agosto de 2013.
5.- LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA.
La aprobación del acta se someterá a consideración en la próxima sesión.
SANDRA MARITZA PORRAS MARÍA DEL PILAR OICATÁ
Presidente Junta Directiva Miembro Junta Directiva
ORFELITH CICERY PAREDES GLORIA ESPERANZA OLAYA
Miembro de Junta Directiva Miembro del Comité Veedor
JOHN FORERO BERTHA PINZÓN
Miembro del Comité Veedor Miembro del Comité Veedor
JAVIER DARÍO PABÓN
Representante Asesores Jurídicos
